Особенности доставки сотрудников на работу

Доставка сотрудников к месту работы и обратно. Отражение в бухучёте

Иногда рабочие места находятся довольно далеко от привычных транспортных магистралей, например, работа в загородных промышленных зонах, в пригородных супермаркетах и др.

Случается, что график работы построен таким образом, что сам сотрудник вряд ли успеет добраться к началу рабочей смены или уехать домой после нее.

Обратите внимание

И, наконец, некоторые компании включают доставку сотрудников на работу в условия трудового и/или коллективного договора.

Помимо правильной и эффективной организации прибытия к месту работы и отбытия с нее, нужно уделить внимание и учету расходов на этот «бонус». Чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий, траты должны быть обоснованы и правильно учтены в бухгалтерском балансе. Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Правовое обеспечение

Трудовой Кодекс РФ в ст. 301 предусматривает доставку сотрудников до места работы и назад в случае применения вахтового метода. Обязанность доставки персонала работодателем также прописана в некоторых отраслевых соглашениях.

Во всех остальных случаях это право, а не обязанность работодателя. Оно закрепляется во внутренних нормативных документах, например, в колдоговоре, и при этом должно быть обосновано производственной необходимостью.

Как можно организовать доставку

У работодателя есть несколько возможностей для облегчения сотрудникам проблемы, связанной с расстояниями, временем и транспортом, необходимыми для того, чтобы своевременно добраться до рабочего места, а по окончании работы уехать домой.

  1. Компенсация расходов на «самодоставку». Работодатель может прописать в трудовом договоре или специальном положении свою добрую волю в компенсации денежных трат сотрудников на проезд к месту работы и обратно. Как правило, речь идет о покрытии расходов на бензин и амортизацию собственного транспорта сотрудников, ведь наличие доступного общественного транспорта сняло бы проблему как таковую. В данной ситуации необходимо разработать регламент учета такой выплаты либо выплачивать один раз установленную фиксированную сумму.
  2. Доставка собственным транспортом организации. Если в распоряжении фирмы есть транспорт, предназначенный для перевозки людей, либо она позволяет себе содержать в штате водителей и соответствующее количество единиц техники, то можно организовать доставку из пункта сбора или местожительства большинства сотрудников. Таких сборных пунктов может быть несколько, если доставку нужно производить из различных районов, а количество персонала велико.
  3. Доставка сторонней организацией. Работодатель заключает договор с одной или несколькими транспортными компаниями на перевозку своих сотрудников. Чаще всего единицей такого соглашения является количество транспортных средств, а не перевезенных сотрудников.

Доставка – это расход

Какой бы способ организации доставки персонала ни выбрал работодатель, он несет определенные траты. Бухгалтерия должна правильно списать эти расходы для корректного определения базы налога на прибыль, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий в их обоснованности. Также немаловажным является вопрос о необходимости отчислений с этих сумм взносов в страховые фонды.

Два условия для вычета трат на доставку из расчета налога на прибыль

Налоговый Кодекс РФ не предписывает исключать суммы, затраченные на доставку персонала, из учета налога на прибыль, каким бы образом он ни производился: компенсацией расходов на общественный или личный транспорт, ведомственными или арендованными транспортными средствами (п. 26 ст. 270 НК РФ). Но существует два условия, позволяющие исключить эти траты из налогового расчета.

  1. Необходимость содействия в доставке обусловлена технологическими особенностями предприятия. В законе не раскрыты эти технологические особенности, но судебные прецеденты и разъяснения Минфина РФ позволили отнести к ним следующие (достаточно любой одной):
    • удаленное расположение организации от населенного пункта или остановки транспорта общего пользования (более 300-500 м);
    • неудобство существующих общественных маршрутов (их редкий или нерегулярный график, низкая пропускная способность и т.п.);
    • график работы организации предусматривает непрерывность или несколько рабочих смен;
    • предприятие работает круглосуточно или завершает рабочий день после окончания работы общественного транспорта;
    • характер работы не позволяет сотрудникам пользоваться общественным транспортом без соответствующей обработки (например, на строительной площадке, не оборудованной душевыми, рабочие не могут переодеться, а в загрязненной одежде ездить в общественном транспорте нельзя).
  2. ВАЖНО! Для обоснования той или иной технологической особенности необходимо документальное подтверждение: утвержденным графиком работы организации с указанием часов каждой смены, технологической картой, справкой о движении общественных маршрутов от местных властей.

  3. Работодатель прописал обязанность по доставке в трудовом или коллективном договоре с сотрудниками. Если производственной необходимости доставки при этом нет, то нужен будет персональный учет доставляемых работников с целью удержания с них НДФЛ и страховых взносов (поскольку, не тратясь на доставку, они получают определенный дополнительный доход).

К СВЕДЕНИЮ! Министерство финансов РФ настаивало на одновременном соблюдении обоих условий, но сложившаяся судебная практика утвердила обоснованность исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль при наличии хотя бы одного из этих факторов. Все же работодателю рекомендуется не пренебрегать внутренним правовым обоснованием доставки своего персонала и его соответствием технологическим характеристикам.

Налоговый учет трат на доставку персонала

Рассмотрим две основные формы организации доставки: использование собственного (арендованного) транспорта фирмы и услуги других организаций. Как в этих случаях нужно учитывать налоговые платежи?

Доставка ведомственным транспортом

Проанализируем учет затраченных средств по основным налогам и сборам:

  • при уплате налога на прибыль расходы нужно учесть как материальные затраты (на топливо, горюче-смазочные материалы, запчасти и т.п.), оплату труда (должности водителя), списания по амортизации основного средства (если транспорт является собственностью фирмы) или арендный платеж (в случае аренды транспорта);
  • налогообложение работодателей на УСНО предусматривает учет этих затрат таким же, как и на других налоговых системах;
  • начисление НДС не происходит, поскольку эти траты вычитаются при учете налога на прибыль, то же касается входного НДС на запчасти, топливо и ГСМ, а также на аренду;
  • НДФЛ не начисляется;
  • страховые взносы не начисляются.

ВНИМАНИЕ! Причина неначисления НДС и страховых взносов – в том, что нет трат в пользу конкретных сотрудников, а также существует производственная необходимость в указанных расходах.

Доставка договорной транспортной компанией

Основные налоги и сборы будут немного отличаться от отраженных затрат по доставке транспортом фирмы:

  • при налоге на прибыль траты следует учесть как «прочие расходы»;
  • НДС принимается к вычету (имеется в виду входной налог на добавленную стоимость, начисляемый на услуги по договору с транспортной компанией);
  • НДФЛ и страховые взносы также не начисляются.

Отражение доставки персонала в бухучете

С точки зрения бухгалтера, данные траты – это расходы по «прочим видам деятельности». Их можно отражать по дебетам таких счетов:

  • 20 «Основное производство»;
  • 25 «Общепроизводственные расходы»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Эти счета в зависимости от компании-собственника транспортных средств могут корреспондировать:

  • при оказании услуг сторонней организацией – счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • при использовании собственного автопарка – счета 02 «Амортизация основных средств»; 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/dostavka-na-rabotu-i-obratno/

Как компании удалось доказать правомерность расходов на доставку сотрудников на работу

омпания, которая обратилась к нам за помощью, пользовалась услугами транспортной организации для доставки работников на стройплощадку.

Необходимость в доставке сотрудников была обусловлена технологическими особенностями строительного процесса.

Общество было заинтересовано в том, чтобы все рабочие, а их было порядка ста человек, своевременно добирались до объекта, поскольку строительство осуществлялось в строгих временных рамках.

Кроме того, стройплощадка находилась на окраине города, и добраться до нее общественным транспортом было затруднительно, особенно в час пик. Из-за отсутствия собственного транспорта компания была вынуждена обратиться к услугам сторонней организации.

По мнению проверяющих, расходы по перевозке рабочих до строительного объекта и обратно до общежития не могли быть учтены в составе налоговых расходов.

Поскольку доставка не была предусмотрена трудовыми или коллективным договорами, а также не обусловлена технологическими особенностями производства (п. 26 ст. 270 НК РФ).

К тому же стоимость автотранспортных услуг была значительно выше, чем стоимость проезда на маршрутном такси.

Естественно, компания не согласилась с такими выводами налоговиков и с нашей помощью подготовила возражения на акт проверки. В решение по выездной проверке доначисленная сумма налога на прибыль уже не вошла.

Читайте также:  Пульмикорт — кому можно принимать препарат

Контролеры заявили, что оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно не обусловлена технологическими особенностями производства. Поэтому спорные затраты нельзя учесть в расходах при расчете налога на прибыль.

Налоговики указали, что график работы на объекте в проверяемом периоде был установлен с 8.00 до 20.00. Что свидетельствует об отсутствии непрерывного цикла строительных работ и особых технологических условий производства (п. 26 ст.

270 НК РФ).

Однако проверяющие не учли, что доставка работников на стройплощадку являлась необходимым условием своевременной и четкой работы на объекте. Ведь строительство — непрерывный процесс, осуществляемый в строгих временных рамках. А отсутствие или опоздание работников на стройплощадку могло привести к негативным экономическим последствиям для компании.

текст возражений

«Вывод налогового органа о том, что оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно не обусловлена технологическими особенностями производства, считаем необоснованным.

Важно

Спорные расходы были связаны с режимом работы объекта и его удаленностью от места проживания рабочих. А также с низкой пропускной способностью автотранспорта общего пользования.

Ведь строительство объекта являлось непрерывным процессом, осуществляемым в строгих временных рамках. График работ на стройплощадке был установлен с 8.00 до 20.00.

Поэтому доставка сотрудников была необходимым условием своевременной и четкой работы на объекте.

Кроме того, своевременное прибытие каждого сотрудника на стройплощадку являлось залогом эффективного и безопасного рабочего процесса.

Ведь строительство объекта состояло из комплекса технологических действий, которые тесно взаимосвязаны друг с другом. Каждый сотрудник на стройплощадке выполнял свою ответственную роль.

И систематическое опоздание рабочих могло привести к несвоевременному завершению строительных работ и негативным экономическим последствиям для компании.

Таким образом, доставка рабочих была обусловлена технологическими особенностями производства. Следовательно, расходы можно признать для целей налогообложения (п. 26 ст. 270 НК РФ). Такой подход разделяют и суды (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 17.06.09 №КА-А40/4234–09)».

Налоговики указали, что затраты на перевозку работников до стройплощадки и обратно не были предусмотрены ни в коллективном, ни в трудовых договорах.

Источник: http://www.NalogPlan.ru/article/2854-kak-kompanii-udalos-dokazat-pravomernost-rashodov-nadostavku-sotrudnikov-narabotu

Доставка работников автомобильным транспортом предприятия. Налоговы

Некоторые предприятия, особенно те, которые расположены далеко от мест остановок общественного транспорта, доставляют своих работников к месту работы и обратно собственным автомобильным транспортом за свой счет. В этом разделе номера рассмотрим учетные последствия такого благодеяния. Также остановимся на вопросе необходимости лицензирования мероприятий по перевозке работников предприятия.

Последствия для налогового учета

Налог на прибыль

Осуществляя доставку работников на работу / с работы за собственный счет, предприятию, конечно же, не обойтись без расходов.

В случае доставки работников служебным транспортом в качестве таких расходов будут выступать амортизация автомобиля, зарплата водителя (а также сумма ЕСВ в части начислений), стоимость содержания и ремонта автомобиля, оформления разрешительных документов, страхования, ГСМ.

Совет

Ни для кого не секрет, что одной из главных предпосылок для формирования расходов в налоговом учете является их связь с хозяйственной деятельностью предприятия. Связана ли доставка работников на работу с хоздеятельностью предприятия?

Очевидно, что да, ведь она осуществляется не для удовлетворения прихотей работников, а для своевременного начала работы.

Фискалы с этим, в принципе, тоже соглашаются, но с условием, что необходимость доставки работников на работу предусмотрена коллективным и трудовым договорами (см. разъяснение, приведенное в подкатегории 102.07.04 ЗІР).

Документами, подтверждающими связь такого вида перевозки с хозяйственной деятельностью предприятия, являются соответствующий приказ руководства предприятия, путевые листы и т. п.

https://www.youtube.com/watch?v=RUcOH_WOtW8

В зависимости от того, для какой категории работников организуется перевозка, расходы на ее осуществление попадут в состав таких расходов: себестоимости реализованных товаров (работ, услуг) (строка 05.

1 Декларации по налогу на прибыль), административных расходов (строка 06.1 Декларации по налогу на прибыль) или расходов на сбыт (строка 06.2 Декларации по налогу на прибыль).

Если же доставка на работу / с работы действует в отношении всех работников, то расходы на доставку наиболее оптимально распределить между всеми приведенными выше видами расходов в соответствии с установленным на свое усмотрение критерием.

В качестве последнего, к примеру, может выступить удельный вес числа работников соответствующего направления (рабочие, администрация, сбыт) в их общем числе.

НДС

Если предприятие для осуществления доставки работников на работу / с работы приобретает товары (работы, услуги) у других лиц (например, приобретает ГСМ, нанимает перевозчика и т. п.), то право на налоговый кредит оно имеет на общих основаниях. То есть для реализации права на налоговый кредит должны быть соблюдены такие условия:

— связь с хозяйственной деятельностью предприятия;

— использование в налогооблагаемых операциях;

— наличие корректно оформленной налоговой накладной.

А вот налоговых обязательств у предприятия не будет.

НДФЛ

Доставляя работников бесплатно на работу / с работы, работодатель как бы предоставляет им бесплатную услугу. В свою очередь, бесплатно полученные товары (работы, услуги) согласно п.п. «е» п.п. 164.2.

17 НК включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход лица как дополнительное благо. Стоимость таких услуг, определенная по правилам обычной цены, должна облагаться НДФЛ.

 Но! Поскольку доставка работников, как правило, не персонифицирована, стоимость такой доставки не может рассматриваться как объект обложения НДФЛ.

Обратите внимание

А вот с зарплаты водителя, осуществляющего доставку работников на работу / с работы, удержать НДФЛ, конечно, придется на основании п.п. 164.2.1 НК. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ заработная плата, напомним, отражается с признаком дохода «101».

ЕСВ

С ЕСВ похожие дела. Как известно, для предприятий­работодателей объектом обложения ЕСВ является заработная плата по видам выплат, которые включают основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, а также суммы вознаграждения физлицам за выполнение работ (оказание услуг) по ГПД (п. 1 ч.

1 ст. 7 Закона о ЕСВ). Дополнительное благо работника в виде бесплатной его доставки на работу /с работы сюда, как вы понимаете, совсем не вписывается, поскольку согласно Инструкции № 5 не попадает в состав заработной платы.

Таким образом, стоимость услуги по доставке работников на работу / с работы в базу обложения ЕСВ не включается.

А вот заработная плата водителя подлежит обложению ЕСВ (в части начислений и удержаний) на общих основаниях, регламентированных все тем же п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ.

Отражение в бухгалтерском учете

Расходы на доставку работников на работу / с работы в бухгалтерском учете, как и в налоговом, попадут на определенные «расходные» счета в соответствии с характером занятости работника.

Так, расходы на доставку работников, занятых производством, списываются в дебет счета 90 «Себестоимость реализации» (на соответствующие субсчета) через счета 23 «Производство» и 91 «Общепроизводственные расходы» (в части нераспределенных постоянных общепроизводственных), административно-управленческого персонала — на счет 92 «Административные расходы», а работников службы сбыта — на счет 93 «Расходы на сбыт».

Лицензирование

Деятельность по предоставлению услуг по перевозке пассажиров автомобильным транспортом согласно п. 25 ч. 3 ст. 9 Закона о лицензировании подлежит лицензированию. Об этом говорит и ч. 4 ст. 9 Закона об автотранспорте.

Важно

Значит ли это, что для того, чтобы осуществлять перевозку работников предприятия на работу и с работы, нужно иметь на это соответствующую лицензию? Не думаем. Ведь оба закона говорят именно о предоставлении услуг по перевозке пассажиров автотранспортом.

В свою очередь, под услугой по перевозке пассажиров понимается перевозка пассажиров транспортными средствами на договорных условиях с заказчиком услуги за плату (абз. 53 ст. 1 Закона об автотранспорте).

Ни договора, ни платы в ситуации с доставкой работников служебным транспортом нет, а значит, данная операция не считается услугой по перевозке пассажиров в понимании Закона об автотранспорте. Таким образом, получать лицензию для осуществления доставки работников на работу / с работы предприятию не нужно.

Источник: https://i.Factor.ua/journals/nk/2014/september/issue-18/article-1831.html

Как организовать доставку персонала к месту работы

Для большинства предприятий и организаций в крупных городах одной из основных задач является организация своевременной доставки персонала к месту работы. Особенно это актуально для Москвы, где в час пик на основных дорогах сплошные заторы, а в общественный транспорт не втиснуться.

Варианты доставок персонала

Выбирать способ перевозки персонала на работу следует исходя из количества сотрудников, доходов предприятия, возможности организовать стоянку для транспорта, а также от важности выполняемой сотрудником работы. Поэтому многими компаниями практикуются следующие типы доставок:

  • Покупка служебного автобуса на баланс предприятия, что позволит самостоятельно организовать перевозку. Однако, в связи с этим возникнут затраты на оборудование бокса, техобслуживание, страховку и покупку расходных материалов. Также потребуется нанимать опытного водителя со стороны, либо искать среди работников. При большом количестве сотрудников желательно купить несколько автобусов, чтобы сократить время на сбор и перевозку;
  • Предоставление персонального служебного транспорта для сотрудников. Этот вариант обычно используется для доставки руководящего состава, у которого возникает необходимость ездить в командировки, либо для ценных работников в качестве поощрения;
  • Аренда автобуса. Такой вариант недешев, зато доставкой занимаются профессионалы, а за качество доставки и техническое состояние транспортных средств ответственность несёт фирма-перевозчик. Для предприятия этот вариант наиболее выгодный;
  • Оплачивать сотрудникам расходы за пользование собственным автомобилем. Данный вариант может оказаться невыгодным, поскольку работник может пользоваться транспортом в свободное время, что будет приводить к изнашиванию автомобиля и возникновению поломок, а также нецелевому расходованию бензина;
  • Если работа отдельных сотрудников связана с большой ответственностью, и они вынуждены задерживаться на работе, то отличным вариантом станет такси Москва предоставляет возможность большого выбора перевозчиков с различными тарифами и качеством, так что подобрать оптимальный вариант по соотношению цена/качество не составит труда.
Читайте также:  Чем хороша детская ортопедическая обувь

Когда выгодна доставка служебным транспортом?

Перевозка транспортом за счёт предприятия выгодна в случае если:

  • Территориальное расположение не позволяет добраться до места на общественном транспорте;
  • Время работы персонала выходит за рамки работы городского транспорта;
  • Много сотрудников проживают в одном районе и стоимость их проезда на работу сравнима или выше затрат на бензин;
  • Нужно уменьшить количество опозданий, или наоборот – поощрить персонал.

Организационные вопросы доставки

При использовании такси или личного автомобиля потребуется только определить длину пути и расход топлива, в соответствии с чем производить оплату. Организовать служебную доставку автобусом можно следующим образом:

  • Работникам, отвечающим за кадры, поручить выяснение места жительства каждого сотрудника. Затем персонал разделить на группы, исходя из минимального расстояния их проживания друг от друга, а затем в ходе опроса выяснить удобное место для их сбора;
  • Согласовать с водителем маршрут автобуса;
  • Составить чёткий график движения.

Заключение

Доставка персонала является ответственным мероприятием, поскольку необходимо учесть финансовые затраты, подобрать и использовать подходящее транспортное средство, принять во внимание пожелания работников, составить график и организовать весь процесс.

При правильном учете всех этих факторов работа на предприятии может стать чётко спланированной, эффективной и производительной, поскольку все сотрудники будут вовремя приезжать на рабочее место, не теряя времени на поездки в городском транспорте и простаивание в пробках.

Источник: http://www.stroyservice.ru/2014/kak_organizovat_dostavku_personala_k_mestu_raboty/

Организация корпоративных перевозок

Старшее поколение, работающее во времена СССР, хорошо помнит как была организована перевозка сотрудников. Крупные заводы и фабрики старались доставить подчинённых к месту работы и заботились о развозке после смены.

Особенно это касалось градообразующих предприятий, которые зачастую располагались далеко за городом.
Сейчас руководители компаний заинтересованы в том, чтобы их подчиненные приходили на предприятие без опозданий, но не заботятся об организации перевозки сотрудников.

Основная причина этого – большие финансовые затраты. Содержание собственного автопарка обходится дорого. Кроме того, также необходим штат дежурных водителей.

Если же фирма готова организовать доставку на работу и развоз после смены, но не хочет содержать собственный автопарк, на помощь приходят фирмы, осуществляющие корпоративные перевозки сотрудников.

В чём преимущества корпоративных перевозок

Для фирмы

Кроме того, от сотрудничества с предприятием по перевозке она дополнительно получит ряд преимуществ: — сократиться число опоздавших; — сотрудники будут позитивно настроены на начало рабочего дня, ведь им не придётся ехать в переполненном общественном транспорте; — работники по пути смогут дополнительно обсудить рабочие моменты, обменяться опытом и знаниями;

— сократится текучесть кадров – обеспеченные нормальными условиями перевозки, сотрудники будут ценить и компанию, в которой работают и руководство, заботящееся о них.

Кроме того, в Трудовом Кодекс прописано, что работник, получивший травму по дороге на предприятие или добираясь с работы домой, будет считаться травмированным на производстве, и больничный лист оплачиваться соответственно Трудовому законодательству.

Для сотрудников

Особенности перевозки сотрудников

Прежде чем заключить договор с фирмой, занимающейся организацией перевозок сотрудников, стоит провести анализ рынка предоставляемых услуг.

Примерный перечень требований к перевозчику должен включать в себя: — удобство связи и скорость заключения договора; — надёжность транспортных средств.

Дополнительно в договоре должна быть строка о замене автобуса в случае поломки при перевозке сотрудников, на средство с такой же категорией комфортности; — квалификация водителя и наличие категории для перевозки людей;

— возможность долгосрочного сотрудничества.

Совет

При заключении договора, сотрудники нашего автопредприятия рассчитывают оптимальный маршрут и согласовывают его с заказчиком. Определяется конечная точка, куда автобус прибывает не менее, чем за полчаса до отправления.

Выбираются остановки с наибольшим количеством пассажиров, а также оговариваются точки сбора сотрудников, которые проживают на территории с неудобной для выезда на предприятие транспортной развязкой.

Маршрут может проходить вдоль станций метро или остановок общественного транспорта с подбором сотрудников по пути.

Развозка работников после смены может осуществляться по выбранному маршруту в обратном порядке или по иному пути. Стоит учитывать, что в ночное время общественный транспорт не ходит и лучше организовать доставку сотрудников до их места проживания.

Зачастую фирмы, которое длительное время сотрудничают с предприятиями, занимающимися организацией корпоративных перевозок, получают значительные скидки и бонусы. Возможен льготный тарифный план.

Источник: https://Rx24.ru/stati/organizaciya-korporativnyx-perevozok.html

С доставкой на работу, или учет расходов на проезд к офису

Иногда в силу специфики места расположения либо рабочего графика компании осуществляют перевозку сотрудников к месту работы.

Казалось бы, ситуация вынужденная, а значит, списать расходы на «транспортировку» персонала будет несложно. На деле же подобная логика не срабатывает; налоговики же такие суммы снимают с расходов. Однако построить учет «доставочных» расходов, который бы не вызывал претензий у инспекторов, все-таки возможно.

Компания может организовать своим сотрудникам проезд до места работы и обратно в случае, если ее место расположения труднодоступно.

Что мы понимаем под труднодоступностью расположения компании? Необходимость в бесплатной доставке работников может быть связана с тем, что подразделение располагается в промышленной зоне города, за пределами населенного пункта, либо офис располагается в местности с ограниченной транспортной доступностью, и работники не могут добираться к месту работы на общественном транспорте.

В таком случае считается, что доставка сотрудников к месту работы связана с производственной необходимостью.

Обратите внимание

Если вы организуете безвозмездную доставку персонала до места работы, это необходимо зафиксировать в учетной политике. В трудовых договорах также должна быть отсылка на это положение о перевозке к офису и обратно.

Организовать перевозку персонала вы можете собственными силами либо с привлечением сторонних перевозчиков. Если в вашей организации используют второй метод, то в учете это выглядит так (см. пример).

Пример

Если траты на перевозку штатного персонала продиктованы особенностями производства, они отражаются в учете следующим образом. Представим, что расходы по доставке персонала к месту работы и обратно произведены по причине того, что офис располагается в удаленной от общественного транспорта местности.

Также примем во внимание то, что положение об организации перевозки зафиксировано в учетной политике и трудовых договорах с персоналом. Работодатель заключил договор об оказании транспортных услуг по перевозке со сторонним перевозчиком на сумму 11 800 руб. (в т. ч. НДС 1800 руб.).

Итак, указанные расходы сопровождаются следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— 10 000 руб. (11 800 — 1800) — списана стоимость оказанных сторонним перевозчиком транспортных услуг;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60
— 1800 руб. — отражена сумма НДС, предъявленная сторонней организацией;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 19
— 1800 руб — предъявленная сумма НДС принята к вычету;

Читайте также:  Отбеливание зубов – белоснежная улыбка доступна каждому

Дебет 60 Кредит 51
— 11 800 руб. — отражена оплата транспортных услуг стороннему перевозчику.

При наличии безвозмездной доставки сотрудников до места работы, как правило, появляется два вопроса:

  • возникает ли доход для целей налогообложения НДФЛ у работников в случае их доставки до офиса;
  • можно ли включать в базу, уменьшающую налогооблагаемую прибыль, затраты на бесплатную перевозку сотрудников?

«Подоходное» налогообложение 

Для целей НДФЛ стоимость бесплатной перевозки работников рассматривается следующим образом.

Если перевозка обусловлена удаленностью от населенных пунктов или труднодоступностью мест работы, то логично, что люди не имеют даже физической возможности добираться общественным транспортом.

Поэтому, работодатели обязаны организовать способ, которым сотрудники будут прибывать на рабочее место к установленному времени. Однако в данной ситуации оплату проезда работников на служебных автобусах можно принять за доход, подлежащий обложению НДФЛ.

Спешим успокоить физлиц, ведь бесплатный проезд в ситуации, когда доставка является обязанностью работодателя, не приводит к возникновению у персонала экономической выгоды (дохода). Соответственно стоимость такого проезда не является объектом обложения налогом на доходы физических лиц (письмо Минфина России от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680).

Налог на прибыль 

Поскольку затраты на перевозку сотрудников, как ни крути, затрагивают интересы трудящихся в компании лиц, то можно предположить, что такие затраты подлежат включению в состав расходов на оплату труда.

Расходами на оплату труда мы можем считать те затраты в пользу работников, которые установлены коллективными или трудовыми договорами.

Что касается учета расходов на перевозку собственных сотрудников транспортом для целей налогообложения прибыли, то пункт 26 статьи 270 Налогового кодекса позволяет квалифицировать расходами суммы, потраченные на оплату проезда к месту работы в силу технологических особенностей производства. Но здесь есть условие: чтобы включать такие растраты в расходы, уменьшающие прибыль, оплата доставки должна быть предусмотрена трудовыми или коллективными договорами.

Важно

Не спорят с этим и финансисты, считая, что организация вправе отнести на расходы затраты, связанные с перевозкой работников, если данные расходы обусловлены особенностями производства и предусмотрены трудовыми договорами (письмо Минфина России от 20 мая 2011 г. № 03-03-06/4/49).

Если заключенными трудовыми договорами и правилами внутреннего распорядка на компанию возложена обязанность по перевозке сотрудников до места работы, арбитры, как правило, не сомневаются в правомерности учета таких затрат в составе расходов (постановление ФАС Московского округа от 8 октября 2008 г. № КА-А40/8061-08).

К «оправдывающему» необходимость перевозки сотрудников к месту работы относится и такое условие, как несовпадение времени работы общественного транспорта со временем, к которому работникам необходимо явиться в офис (письмо Минфина России от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449).

Расходы на такси

Судьи поддерживают работодателя даже в тех случаях, когда он организует перевозку сотрудников на такси.

Инспекторы придерживаются мнения, что такие затраты необоснованны, поскольку глава 25 Налогового кодекса не предусматривает учет обозначенных затрат для целей налогообложения прибыли.

Оправдательные аргументы для арбитров — спорные расходы понесены в связи с производственной деятельностью, поэтому являются экономически обоснованными.

Более того, если затраты связаны с технологическими особенностями производства, режимом производственных объектов, их удаленностью, вахтовым режимом работы, то они являются реальными (постановление ФАС Дальневосточного округа от 20 мая 2011 г. № Ф03-2085/2011).

Главное, чтобы «доставочные» расходы были подтверждены документально, например, договорами на оказание услуг такси, счетами-фактурами, актами выполненных работ, платежными поручениями.

Но не всегда так благополучно разрешаются аналогичные споры для плательщиков.

Инспекторы намерены выявить неправомерное включение в базу затрат на услуги такси для работников и доначислить налог на прибыль, если такие траты документально не подтверждены (постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 декабря 2010 г. № А56-95584/2009).

Так, кассационная коллегия считает расходы на оплату услуг такси для своих работников не соответствующими обязательным критериям, если:

  • трудовыми договорами расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно не предусмотрены;
  • если не заключен коллективный договор;
  • если приказы по личному составу о работе в сверхурочное время в связи с производственной необходимостью отсутствуют.

Значит, если работодатель докажет необходимость доставки сотрудников к месту работы и обратно, у него есть все шансы отстоять правомерность данных затрат. Например, в деле, рассмотренном в постановлении ФАС Центрального округа от 20 декабря 2011 г.

№ А14-12623/2010, такая потребность была обусловлена отсутствием у места расположения фирмы маршрутов городского пассажирского транспорта.

Более того, в коллективный трудовой договор трудящихся было включено положение о предоставлении права бесплатного пользования автотранспортом предприятия для доставки к месту работы и обратно по установленным маршрутам.

Исходя из данных факторов, арбитры не могли не согласиться с тем, что спорные затраты на перевозку работников являются экономически обоснованными и документально подтвержденными расходами, связанными с производственной деятельностью.

Также судьи отметили, что, оплачивая транспортные услуги, общество реализовало принятую на себя коллективным договором обязанность по предоставлению работникам гарантий.

Совет

Иногда инспекторы не признают расходы работодателя на транспортные услуги по причине того, что в путевых листах отсутствуют сведения о регионе регистрации транспортных средств. Как раз аналогичный спор был рассмотрен в постановлении ФАС Московского округа от 19 марта 2012 г. № А40-64845/11-107-280.

Фирма представила в качестве подтверждающих транспортные расходы такие документы, как договоры на оказание транспортных услуг, акты приемки, путевые листы.

Однако судьи опровергли такие доводы, ведь для предприятий, которые не являются транспортными организациями, не установлена обязанность оформлять путевые листы. А расходы компания оправдала актами приемки оказанных услуг.

Отсутствие в первичных документах сведений о регионе регистрации транспортных средств не говорит о том, что услуги фактически не были оказаны.

Признаем перевозку реализацией?

Зачастую надзорные органы признают доставку персонала реализацией услуг по перевозке, подпадающей под обложение НДС.

Так, инспекторы доначисляют НДС со стоимости безвозмездно оказанных работодателем транспортных услуг по перевозке сотрудников, поскольку квалифицируют доставку как реализацию услуг на безвозмездной основе, подпадающую под обложение НДС. И все потому, что не признают обязанность фирмы по перевозке работников и не соглашаются с производственной необходимостью в такой доставке.

Но если у компании имеются договоры об оказании транспортных услуг по перевозке сотрудников со сторонними организациями, если доставка предусмотрена правилами внутреннего трудового распорядка, обусловлена технологическими особенностями производства, то у арбитров нет оснований не поддержать работодателя.

Судьи обращают внимание на то, что сторонние перевозчики оказывают транспортные услуги не сотрудникам фирмы, а непосредственно работодателю. Поэтому доставка персонала к месту работы и обратно не является реализацией услуг, посчитали судьи в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 29 октября 2007 г. № А29-1926/2007.

Вот еще какими аргументами опровергают судьи доначисление НДС со стоимости перевозки штата.

Если руководство компании выполняет требования трудового законодательства о предоставлении работникам права на перерыв в течение рабочего дня для питания, а также для обеспечения производственного процесса, но с учетом удаленности объектов для этого необходима перевозка сотрудников, то фирма вправе отнести к прочим расходам траты на доставку.

А поскольку названные расходы могут быть приняты к вычету при исчислении налога на прибыль, то у работодателя в этом случае в силу подпункта пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса отсутствует объект обложения НДС остановление ФАС Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А05-5406/05-22).

Обратите внимание

В заключение отметим: при организации бесплатной перевозки сотрудников собственными силами, есть опасения, что налоговики посчитают это реализацией услуг и доначислят НДС со стоимости таких услуг. Организуя же перевозку персонала при помощи сторонних перевозчиков, следует опасаться претензий в отношении оформления оправдательных документов.

Е.М. Юдахина, редактор-эксперт

Источник: Практическая бухгалтерия

Источник: http://ipnalog.ru/art/pb/56436-s-dost

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector