Как организовать рабочее пространство в офисе?

Как организовать рабочее пространство и время в офисе

Работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих и уникальных личностей, для которых этот вопрос не так уж важен. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пусть они этого и не признают. Большинство же людей работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются следующие советы.

Рабочий стол

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке и точно знаете, где и что находится. Так же и на рабочем месте: всё должно быть на своих местах, и ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего всё начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А там обычно кипы бумаг, разбросанные канцтовары, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере.

И какое будет внутреннее состояние за таким рабочим местом? Несобранное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. Какая вокруг реальность, такой и вы.

А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.

Luke Chapman/Flickr.com

Обратите внимание

Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. Начните день с протирания пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, помойте свою чашку для кофе, заполните свой календарь — настройте себя на рабочий лад. Эти простые действия дадут энергию для последующей работы.

Как работать: стоя или сидя? Решать вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно нужно делать перерывы: пройтись, сделать небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице. Мой режим работы: 45 минут — задача без прерываний, 15-минутный перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха. Так выстроен рабочий день.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка и шкафчик должны выполнять свою функцию и не пересекаться с другими элементами. Так будет удобнее работать с документами и различными принадлежностями.

Электронный документооборот

Делайте резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляйте их на сервер компании или в облачное хранилище.

Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные. Не повторяйте их ошибку и делайте бэкапы. Не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу.

Не устанавливайте лишних приложений, большинство необходимых операции выполняются в стандартных пакетах программ. Если вы в совершенстве владеете определённым инструментом для работы, попросите руководство или IT-отдел о его установке, аргументируя своей эффективной работой в нём.

Источник: https://Lifehacker.ru/prostranstvo-i-vremya-na-rabote/

Организация рабочего места в офисе, в кабинете за компьютером

By Евгений Полосухин Последнее обновление Фев 16, 2019 2 783

Чтобы улучшить продуктивность, следует избавиться от раздражителей на рабочем месте в офисе или в кабинете за компьютером. Внешние факторы постоянно отвлекают, не позволяют сосредоточиться.

В результате сорваны дедлайны, не выполнены важные дела, не подведены итоги переговоров с важными клиентами. Чтобы избавиться от этих проблем, следует создать для себя идеальное рабочее пространство.

Организация рабочего места гораздо проще, чем может показаться на первый взгляд.

Избавляемся от раздражителей. Некоторые детали, которые могут на первый взгляд показаться незначительными мелочами, на самом деле сильно влияют на работоспособность.

Иногда регулировка высоты сидения, смена музыки для фона или настройка программы в компьютере в несколько раз увеличивают продуктивность.Чтобы определить эти факторы, достаточно в течение нескольких недель записывать любую мелочь, которая отвлекает внимание.

В результате появится список вещей, над которыми придется поработать.

8 советов по организации рабочего места

Порядок на рабочем столе и отсутствие отвлекающих факторов в офисе позволят сконцентрировать внимание на важных делах и успеть все сделать до окончания рабочего времени.

Первое: порядок на рабочем столе. С рабочего места необходимо убрать все лишнее. Речь идет о давно оставленных записках, потерявших актуальность стикерах. Следует разобрать по местам ненужные документы.

Обязательно протереть пыль со столешницы. На столе в кабинете или в офисе не должно быть того, что мешает работе или засоряет пространство.

В идеале генеральную уборку на рабочем месте нужно делать не реже, чем раз в две недели.

Второе: раскладываем канцелярские принадлежности. Наверняка у многих на столе лежат закончившиеся ручки, неработающие степлеры или тупые ножницы.

Все канцелярские принадлежности следует проверить на работоспособность, после чего поместить в специальный ящик стола.
По возможности нужно убрать со стола лишние провода компьютера, клавиатуры, компьютерной мыши и наушников.

Хорошо, если есть возможность пользоваться беспроводными устройствами.

Третье: меняем стикеры на доску для планирования. Если позволяет пространство офиса или комнаты, рядом со столом можно поместить доску для планирования. Ее следует разделить на несколько зон:

  • задачи;
  • приоритет (наиболее важное);
  • в работе;
  • завершено.

Напоминания по каждой задаче можно будет перемещать в ходе работы. Для этого используются специальные магниты или стикеры. Установив доску, можно не только разгрузить пространство на рабочем столе, но и определять последовательность действий и ход их выполнений в течение дня.

Четвертое: уделяем внимание освещению. Правильно подобранное освещение – очень важно для работы в офисе. Стол следует установить таким образом, чтобы освещение падало слева (для левшей с другой стороны).

Иногда на продуктивность влияют настройки монитора компьютера. Можно проверить яркость и контрастность изображения. Необходимо отрегулировать уровень наклона экрана.

Это поможет снять напряжение с глаз и увеличить продуктивность.

Пятое: подбираем правильный стул. Правильно подобранный эргономичный рабочий стул снимает напряжение с позвоночника. Если характер работы предполагает постоянное нахождение на рабочем месте, выбору кресла нужно уделять особое внимание.

Шестое: корзина для мусора – залог чистоты. Чтобы не собирать на столе ненужные бумаги, следует разместить корзину для мусора таким образом, чтобы выкинуть лишнее можно было не вставая с кресла. Такой прием позволит не захламлять стол ненужными мелочами, которые постепенно превращают рабочее место офиса в бардак.

Седьмое: организовать систему хранения. При работе с большим количеством документов необходимо продумать собственную, удобную систему хранения. Бумаги можно сортировать по папкам, которые будут формироваться по любому из способов:

  • по датам;
  • по контрагентам;
  • по проектам.

Документы, которые используются редко, можно отложить в дальний ящик шкафа или стола.
Важные документы рекомендуется сканировать или делать копии на телефон. Если сохранить их в облачном приложении, доступ к документам можно будет получить с любого устройства с выходом в сеть интернет.

При сохранении электронных версий следует продумать название каждого файла. Оно должно быть понятно, чтобы при необходимости не открывать все документы в поисках нужного.

Восьмое: держим блокнот для записей на рабочем столе. Обычный блокнот с ручкой, который всегда под рукой, позволяет всегда держать перед глазами список актуальных дел. Таким образом в конце рабочего дня не останется нерешенных вопросов, поскольку все важные задачи будут перед глазами.

Соблюдение этих правил позволит держать рабочее место в порядке, а значит, успевать в течение дня гораздо больше. И не важно где вы работаете: в офисе, дома в отдельной комнате, в кабинете или в коворкинге. Данная статья заказана на бирже статей

Рабочее место (кабинет) в стиле Хай-Тек (Hi-Tech), когда все организовано максимально просто и без лишнего с равномерным освещением

Офис мечты

Как должен выглядеть идеальный офис мечты, в который захочется провести четвертую часть, а то и половину всей жизни? Предприимчивые работодатели давно смекнули, не кадры решают все, а то в каких условиях они работают.

Отсюда море креатива и причудливый дизайн, которым нынешние босы вдохновляют подчиненных на трудовые подвиги. Сфера деятельности это отправная точка в создании облика компании.

Подробнее об этом  и про офис Тинькоф Банка смотрите в видео:

Посмотрите это видео, в котором рассказывается как выглядели кабинеты знаменитых людей, как они подходили к организации рабочего места.

Евгений Полосухин. Веб студия {{sekta}}. Дизайн и разработка. Поддержка и развитие веб-сайтов. Лендинги. Контекстная реклама и продвижение в социальных сетях SMM.

Предыдущий пост

Что такое франшиза простыми словами?

Следующий пост<\p>

9 советов по использованию приемов SEO-оптимизации

You cannot print contents of this website.

Источник: https://clubshuttle.ru/organizatsiya-rabochego-mesta-v-ofise

Идеальный офис: как организовать рабочее пространство — Промо на vc.ru

Управляющий партнер, исполнительный директор, архитектор, светодизайнер и маркетолог — о формировании комфортной офисной среды в небольшой компании.

Материал подготовлен при поддержке Xerox

Денис Лобанов

Основатель компании Officeproject, специализирующейся на проектировании корпоративных интерьеров

Почти всем компаниям нужно свое пространство, куда можно прийти и проникнуться корпоративным духом — в положительном смысле. Звучит как лозунг, но это важно, если компания хочет транслировать свои ценности.

Самое важное в офисном пространстве — чтобы всё имело смысл. Во всех решениях должно присутствовать гармоничное сочетание функции и красоты.

Важно

Бывают проекты, когда что-то заметно преобладает — например, красота. Обычно это связано с тем, что красота переходит в разряд функции: например, у компании есть цель визуально поразить партнера — тогда это оправдано. Но если компания делает это вслепую и не понимает масштаба жертвы, то в какой-то момент сотрудники начинают жаловаться: очень красиво, но жутко неудобно.

Сейчас преобладает всеобщая тенденция персонализации — то же самое ждет нас с планированием рабочих мест. Современные технические средства развиваются, затраты компаний на решения по персонализации сокращаются, а комфортабельность рабочего места каждого сотрудника растет.

Анна Антонова

Управляющий партнер агентства интегрированных коммуникаций Louder

В офисе Louder работает 80 человек, общая площадь помещения — 650 кв. м. Мы переехали несколько лет назад, и сначала арендовали 250 кв. м. Постепенно расширялись — и в итоге заняли весь этаж. До нас на этаже размещались разные компании, поэтому помещения сильно отличались друг от друга — ситуацию ухудшали навесные потолки, искусственное освещение, гипсокартонные стены и некрасивые обои.

Изначально пространство не во всем отвечало нашим представлениям, но мы заметили его потенциал — и достучались до оригинального кирпича на стенах, брутальных металлических подпорок и деревянного потолка. Команда работает в окружении заводских стен 20 века, и это — отдельный предмет для гордости.

Помещение Louder делится на несколько больших зон в соответствии с департаментами агентства: event, PR, digital, креатив и стратегия. Каждый отдел работает в опенспейсе — для агентства важно сохранять коммуникацию внутри рабочей команды.

У нас есть шоурум: мы работаем с большим количеством модных брендов, и к нам в гости часто приходят стилисты, редакторы отделов моды и трендсеттеры. Еще одной частью нашего офиса можно считать кафе Mash Up Kitchen, созданное и управляемое сотрудниками Louder.

Если говорить об оптимизации офисных процессов, то мы успешно практикуем систему карточек для принтера: в череде ежедневных задач менеджеры часто отправляют на печать лишние материалы. С применением карточной системы процесс печати не запускается, пока владелец не подойдет к принтеру — это решение позволило сократить использование бумаги втрое.

Ольга Полищук

Исполнительный директор института «Стрелка»

«Стрелка» строилась как институт и общественное пространство, поэтому мы живем в определенном наследии: каждый офис изначально был студенческой студией — с большим количеством света и зонами для занятий. Под офис проектировалось только одно помещение — сейчас там сидит отдел разработки, дизайна и продакшна, а также находится кабинет генерального директора.

В нашем офисе ежедневно присутствует около 50 человек. В целом мы работаем в режиме опенспейса, но два года назад разделились по студиям: людей, которые громко разговаривают, посадили вместе — это отдел PR, коммуникаций, контента и летней программы. Кстати, у всех тимлидов нет своего места и рабочего стола — в этом нет необходимости из-за большого количества встреч.

Читайте также:  Здоровье начинается с зубов

Во дворе с амфитеатром, где мы организовываем лекции и кинопоказы, летом работает коворкинг: мы ставим столы, стулья, и любой человек может прийти к нам и спокойно поработать на улице. На территории также есть бар — все доходы от него идут на содержание института. Когда нет вечеринок и громкой музыки, в баре очень приятно работать.

При проектировании пространства института мы стремились к простоте и использовали только природные материалы. Мы заботимся о сокращении ресурсов — это подтверждает сертификат энергетического и экологического соответствия по системе «Листок жизни». Наш офис оборудован датчиками движения в общественных зонах: когда в помещении никого нет, электричество не расходуется.

Ксения Косая

Светодизайнер компании QPRO Human centric lighting, специализирующейся на профессиональных световых решениях

Освещение офиса должно быть гармоничным. Основные параметры — это уровень и равномерность освещенности, применимые к разным видам активности и типам пространств.

Особое внимание стоит уделить ограничению слепящего действия приборов и индексу цветопередачи. Цвет искусственного света влияет на сосредоточенность, по аналогии с изменяющимся в течение дня естественным освещением: холодная цветовая температура в полдень располагает к концентрации, а теплая, формирующаяся к заходу солнца, создает ощущение комфорта.

Часто в офисе устанавливают освещение, которое меняет цвет в течение рабочего дня или по запросу пользователя.

Совет

Для офисов, где, помимо рабочих мест, есть зоны рекреации, переговорные, презентационные площадки, разрабатывают специальное освещение по зонам — на основе сценариев эксплуатации.

В переговорных должно быть гармоничное соотношение горизонтальной и вертикальной освещенности: это создает яркую, дружелюбную обстановку и способствует коммуникации.

При презентации изобразительных материалов или продуктов необходимо дополнительное акцентное освещение.

При демонстрации слайдов уровень вертикальной освещенности должен быть снижен, а горизонтальная освещенность должна соответствовать уровню, при котором удобно записывать информацию.

Расход электроэнергии можно сократить с помощью диммирования (регулирования потребляемой прибором нагрузки) и разделения светильников на разные группы управления. Так, например, рабочие места у окна должны подключаться к отдельной группе: оптимальный уровень освещенности там может быть достигнут с помощью естественного освещения.

Елена Теплушкина

Руководитель отдела продуктового маркетинга офисного оборудования компании «Xerox Россия»

Универсального подхода к оснащению современного офиса не существует: оно планируется с учётом задач индивидуальной компании. От этих же задач зависит организация рабочего пространства, подбор технологий, мебели и дизайнерского оформления.

Прежде всего, любой офис должен отвечать потребностям сотрудников — это главный критерий оценки установленного в нём оборудования. Сегодня важнейшими требованиями являются мобильность, простота и удобство использования.

Другие особенности организации офисного пространства зависят от сферы деятельности сотрудников. Например, тем, кто создаёт новые продукты, важна креативная атмосфера: строгий регламент и консервативное оформление офиса вряд ли смогут послужить источником вдохновения.

Зачастую у небольших компаний нет в штате выделенного сотрудника, который обслуживает офисную технику. Поэтому важно, чтобы всё оборудование, в том числе печатные устройства, было простым в управлении и требовало минимального вмешательства ИТ-специалистов.

Обратите внимание

Современные принтеры и МФУ легко установить и настроить без специальной подготовки — в них используются те же принципы, к которым обладатели современных гаджетов привыкли в повседневной жизни. На них можно устанавливать специальные приложения, как на смартфон: это помогает адаптировать печатные устройства к конкретным задачам рабочих групп и даже отдельных сотрудников.

Компании малого и среднего бизнеса обычно ограничены в ресурсах и стараются оптимизировать расходы.

Документооборот — одна из самых затратных статей бюджета современной компании, и на ней всегда хочется сэкономить. Xerox помогает сделать это с умом и максимально эффективно:

  • Офисное оборудование Xerox® VersaLink и AltaLink просто использовать. Оно автоматизирует функции некоторых работников (секретаря, переводчика, системного администратора, бухгалтера и других специалистов) и помогает отследить все случаи печати.
  • Услуги Xerox — аутсорсинг печатных процессов — позволяют сократить издержки на печать в среднем на 30%.
  • В рекомендациях по выбору расходных материалов Xerox рассказывает, как меньше тратить на картриджи, не жертвуя внешним видом печатных документов.
  • Советы Xerox помогают выбрать бумагу для печати под задачи компании и таким образом сократить расходы.

#партнерский #xerox

Источник: https://vc.ru/promo/28044-perfect-office

Секреты организации офисного пространства

Мы проводим на работе 8 часов в день 5 дней в неделю (а то и гораздо больше), но часто ли вам встречаются комфортные и уютные офисы? И можно ли так охарактеризовать ваш офис? Оглянитесь вокруг, как будто вы впервые попали в это пространство – вам захотелось здесь остаться и поработать? Если нет, то, возможно, стоит что-то изменить прямо сейчас. О грамотной планировке и оформлении рабочего помещения стоит задумываться не только во время переезда в новый бизнес-центр. Возможно, перекрасив стены, переставив мебель и выделив закуток для архива, вы повысите качество рабочего процесса, а заодно производительность и лояльность вашего персонала.

Итак, пойдём по порядку.

Приёмная

Не каждой компании нужно отдельное помещение под приёмную, но даже в самом маленьком офисе должна быть зона встречи посетителей, где они смогут дождаться нужного им сотрудника – с удобными креслами и вешалкой для одежды.

Стоит задуматься, нужна ли вам классическая ресепшн-стойка. Особенно комично сочетание массивной стойки и миниатюрной девушки-офис-менеджера, когда все входящие видят в лучшем случае её макушку.

Зона ресепшн – лицо всей компании. Обычно её оформляют в фирменных цветах, она призвана отражать корпоративный дух и культуру. Здесь место всем дипломам и наградам, полученным вашей организацией.

Отдельные кабинеты или оупен-спейс?

Принято считать, что открытая планировочная система пришла к нам из США и Европы. Однако стоит вспомнить фильм «Служебный роман», чтобы убедиться, что её активно применяли и в советских конторах.

Преимущества оупен-спейса:

  1. Максимально эффективное использование пространства офиса, нет лишних коридоров. Соответственно, можно арендовать/покупать помещение меньшей площади.
  2. Простота коммуникаций между сотрудниками. Для делового (и не только) разговора не нужно выходить из кабинета и куда-то идти. Всегда видно, есть ли нужный человек на месте, занят ли он беседой с кем-то другим или свободен. Особенно удобно для групп сотрудников, работающих над одним проектом. По наблюдениям компаний, поменявших кабинетную планировку на открытую, временные затраты на общение сокращаются на 25-30%.
  3. Можно одновременно демонстрировать демократизм в управлении (если начальник занимает соседний стол с подчинёнными) и держать всех под контролем.
  4. Работающие вместе сотрудники разных отделов гораздо лучше представляют, кто и чем занят в компании. Уменьшается эгоцентризм («одни мы тут за всю компанию пашем, а что остальные делают – непонятно»), повышается командный дух, улучшается взаимодействие между подразделениями.

Недостатки оупен-спейса:

  1. В больших пространствах обычно невозможно рассадить всех сотрудников в пределах 4 м от окна. Соответственно, нужны дополнительные затраты на организацию хорошего освещения.
  2. Опять же из-за размеров пространства может быть сложно обеспечить хорошую вентиляцию (если в здании не предусмотрено центральное кондиционирование).
  3. Отсутствие приватности может негативно восприниматься некоторыми людьми.
  4. Отсутствие звукоизоляции – сотрудники могут мешать друг другу разговорами между собой и по телефону.
  5. Сложно выполнять работу, требующую высокой сосредоточенности, – в любой момент сотрудника могут отвлечь.
  6. Может быть неудобно принимать посетителей (если для этих целей не выделено отдельное помещение).

Есть отделы, которые «конфликтуют» друг с другом, оказавшись в оупен-спейсе. Например, сосредоточенные бухгалтеры или юристы и шумные менеджеры по рекламе и PR, у которых то креативный мозговой штурм, то организационный аврал перед выставкой.

Разговоры менеджеров по продажам с клиентами (особенно физическими лицами) могут вызывать повышенный интерес остального «народонаселения» оупен-спейса. В итоге и продавцам так работать неловко, и остальные постоянно отвлекаются от своих прямых задач.

Вопрос приватности часто решают за счёт перегородок между столами. Они могут быть чисто символическими (низкими и прозрачными) или довольно высокими, так что получаются характерные «кубики». Заодно улучшается звукоизоляция, правда, могут стать хуже освещённость и вентиляция.

Ольга, маркетолог: «Одно время я работала в оупен-спейсе, где столы стояли тесно, но не в линию, а под различными углами друг к другу.

Перегородки между ними были из полупрозрачного пластика с острыми краями, на которые все сотрудники постоянно наталкивались.

К царапинам на руках я уже привыкла, но вот когда порвала своё лучшее платье за полчаса до публичного выступления, захотелось предъявить счёт тому, кто всё это придумал».

Одна из последних тенденций в офисном дизайне – всё-таки формировать полностью или частично замкнутые пространства за счёт прозрачных перегородок от пола до потолка: всем всё видно, свет проникает внутрь, но ничего не слышно.

Места для «наказанных» сотрудников

Важно

Самое психологически некомфортное место в офисе – спиной ко входу. Обычно если сотруднику достаётся такой стол, то он стремится как можно скорее «переехать». В итоге места спиной к двери достаются новичкам в компании, усиливая их стресс от перехода на новую работу.

Также весьма некомфортным для человека может быть место спиной к окну. Особенно если окно панорамное, а этаж высокий. Причём сотрудник может не осознавать, что это положение вызывает у него дополнительное психологическое напряжение, но оно всё равно будет.

Чтобы не провоцировать извечную офисную борьбу между теми, кому дует и кому душно, старайтесь не располагать рабочие места под кондиционерами и рядом с окном, которое регулярно открывается для проветриваний.

Отдельные кабинеты для руководителей

Это ещё один вопрос, при рассмотрении которого возникают разнообразные «за» и «против».

Почему руководителю не нужен отдельный кабинет:

  1. В отдельном кабинете начальник сразу же отрывается от коллектива, перестаёт быть в курсе всех событий в жизни офиса. В нём банально скучно.
  2. Теряется лёгкость, неформальность общения с подчинёнными. По самому элементарному поводу приходится просить работника зайти (а вызов к начальству для многих – уже микростресс), самому каждый раз выбираться из кабинета или пользоваться телефоном и электронной почтой (что обычно хуже личного контакта).

Бывает, что, получив вожделенный отдельный кабинет, начальник через какое-то время уступает его кому-то ещё, а сам возвращается в общий кабинет или оупен-спейс.

Почему руководителю необходим отдельный кабинет:

  1. Как только человек становится начальником, на его внимание начинают претендовать гораздо больше людей. Если руководитель находится «в свободном доступе», его всё время дёргают, не давая сосредоточиться на основных задачах.
  2. Нужно помнить о правиле «хвалить публично, ругать лично». Поэтому распекать нерадивых подчинённых лучше в собственном кабинете, а не перед всем остальным коллективом. Впрочем, для этих целей можно использовать переговорную или любое другое обычно пустующее помещение (если оно есть).
  3. Отдельный кабинет нужен, если у руководителя по роду его деятельности много встреч, например, с поставщиками, подрядчиками и прочими партнёрами.

Поэтому в современных офисах чаще всего линейные руководители работают вместе со своими сотрудниками (иногда им выделяют приватную зону теми же прозрачными перегородками), а для топ-менеджмента организуются отдельные кабинеты.

Переговорная

Всегда ли нужно отдельное помещение для переговоров? Однозначно да! Вот для чего вам может пригодиться переговорная:

  • Собственно для переговоров с различными партнёрами и контрагентами;
  • Для встреч с клиентами (если под эти цели не выделено специальное пространство);
  • Для совещаний разных групп сотрудников, встреч руководителей с подчинёнными;
  • Для общих собраний и корпоративных праздников;
  • Для внутрикорпоративного обучения, семинаров и тренингов;
  • Для просмотра презентаций, организации видеоконференций и т.д.
  • Для сотрудников, которые любят громко разговаривать по телефону и ходить при этом.
  • Для встречи всех женщин/мужчин вашего коллектива, чтобы обсудить подарки и поздравления на 23 февраля/8 марта.

Иногда под переговорную функцию выделяют обособленную зону в оупен-спейсе, но, как показывает практика, это неудобно: некоторые встречи проходят слишком бурно, а некоторые разговоры должны оставаться конфиденциальными. К тому же для просмотра слайдов, презентаций и т.п. желательна возможность затенить помещение.

Читайте также:  Детский массаж: лечебный и профилактический

Не хватает одной переговорной? Можно дополнить её «stand-up meeting» – местами для переговоров в положении стоя (хорошо сказываются на оперативности встреч). Или заведите систему бронирования совещательной комнаты.

Архив

Некоторые отделы производят большое количество бумажных документов по роду своей деятельности (та же бухгалтерия или юристы), а другие сотрудники – просто «плюшкины», которым выбросить любую бумажку, что от сердца оторвать.

Не стоит загромождать офисное пространство бесконечными шкафами. Лучше выделить под архив отдельное помещение и организовать в нём эффективную систему хранения от пола до потолка. Если часть документов уже давно не нужна, но хранится, например, по требованию законодательства, можно снять под архив комнату на другом этаже или даже в другом здании, чтобы сэкономить на арендных платежах.

Сами шкафы стоит приобретать с дверцами, иначе бумаги накапливают огромное количество пыли. И хотя бы раз в год проводить «генеральную уборку», буквально принуждая сотрудников расхламляться, а потом вызвать специалистов по утилизации документов. Ещё лучше внедрить элементы электронного документооборота или хотя бы хранить все служебные записки и пр. в отсканированном виде.

Хранить на работе приходится не только бумаги. Например, отдел рекламы и PR часто обрастает рекламной и сувенирной продукцией. Этот процесс происходит постепенно, но в итоге часть офиса становится похожа на склад, а сотрудники пробираются к своим местам через штабеля коробок. Выделите им небольшую кладовую.

Кухня-столовая

О том, как организовать питание в компании, мы подробно писали в материале «Корпоративная печенька: стоит ли кормить сотрудников в офисе?».

Если в вашей организации не принято компенсировать стоимость обедов полностью или частично, то стоит предусмотреть корпоративную кухню в отдельном помещении или хотя бы маленьком закутке.

Совет

В идеале это должна быть комната с раковиной (чтобы упростить уборку) и холодильником, но пусть это будет хотя бы стол с микроволновкой и кофеваркой, за которым можно нормально пообедать.

Таким образом сотрудники смогут трапезничать не на рабочих местах, вы убережёте клавиатуру и документы от жирных пятен и пролитого чая, а посетители не будут наблюдать, как ваши работники разбираются со своими контейнерами.

Сотрудники без места

Нет, мы не о модной тенденции организовывать один рабочий стол для нескольких сотрудников, которые часто бывают в разъездах (на практике эта идея оказывается не такой привлекательной, как выглядит в теории). Мы о курьерах, водителях и т.д. У них должно быть свое место для отдыха между заданиями, иначе они будут занимать кресла для посетителей.

Цветовое оформление

Общая рекомендация – выдержать оформление офиса в светлых, пастельных тонах с вкраплениями яркого цвета, но без перебора, чтобы он не раздражал и не утомлял. Для помещений на солнечной стороне предлагают оттенки синего и голубого, для кабинетов, куда попадает мало света – тёплые оттенки (светло-жёлтый, песочный, нежный зелёный, игривый розовый).

Принято считать, что оформление офиса в серых тонах – самое то: спокойно, интеллектуально, никого не раздражает. Но это не всегда так.

Рассказывает Антон, инженер из Санкт-Петербург: «Наша компания арендовала офис в прекрасном бизнес-центре с панорамным видом на воду. Посмотришь в окно где-нибудь в ноябре – серое небо, серый асфальт, серая Нева.

Переведёшь взгляд обратно – серые стены, серый пол, серые столы. Тоска, хоть вой!»

Для небольших помещений важно визуально расширять пространство: можно использовать белый цвет, зеркала, прозрачное стекло и металл, а в стиле придерживаться минимализма. Просторные помещения будут уютнее, если цвет стен, наоборот, сделать более насыщенным, в коричневой гамме, а для отделки применить фактурные материалы.

Обратите внимание

Обычно оригинальные элементы дизайна предлагают использовать для компаний/отделов с творческой специализацией. Но такая дискриминация не совсем понятна: менеджер по финансам или логист тоже могут оценить забавную картинку на стене, нестандартный дизайнерский ход.

Главное, чтобы оформление помещений, в которых часто бывают клиенты и посетители, соответствовало тому имиджу компании, который вы транслируете вовне.

А при утверждении дизайнерского креатива (кто бы ни был его автором) следует помнить, что это не один раз взглянуть и повеселиться, а его придётся наблюдать изо дня в день из года в год.

Растения в офисе

Зелёные растения всегда радуют глаз и являются самым естественным и привлекательным цветовым пятном. Совсем не обязательно тратить существенные средства на закупку редких пальм в кадках и приглашение специалиста, который будет за ними ухаживать.

Но стоит избегать и другой крайности – лиан в жестяных банках и фиалок в ёмкостях из-под йогурта, как в почтовых отделениях старого образца.

Наверняка среди ваших сотрудников найдётся садовод-любитель, которому можно выделить небольшой бюджет на приобретение однотипных горшков, земли и нескольких неприхотливых растений.

Некоторые модные приёмы

Coffice – гибрид кафе и офиса в одном пространстве. Хорошо подходит для создания душевной, неформальной обстановки при общении с клиентами и посетителями. Иногда становится центром общения всей компании.

Важно

Touch down – места для сотрудников с возможностью подключения к локальной сети или Интернету. Это может быть просто мягкий пуф, на который удобно усесться с ноутбуком. Позволяют гибко использовать общее пространство.

Think tank – звукоизолированное помещение для работы одного человека, которому надо сосредоточиться. Предоставляется по требованию на непродолжительное время.

Зона эмоциональной разгрузки – зона с расслабляющим декором и мягкой мебелью, в которой человек может отдохнуть физически и душевно. Может быть дополнена игровыми элементами, например, кикером.

В целом, чтобы работалось с комфортом, нашим людям нужно не так много. Но есть базовые вещи: хорошее естественное освещение и вентиляция, адекватный температурный режим, удобная мебель.

Если ваши сотрудники зимой стучат по клавишам в перчатках, летом изнывают от жары, а по вечерам у них болит спина и голова из-за нефизиологичного стула, то ситуацию не спасёт самый современный и элегантный дизайн.

***

Ищете новых специалистов? Закажите услугу «скрининг резюме» в кадровом агентстве JobHelp – получите доступ к базам данных всех ведущих job-сайтов с 4-хкратной экономией. И можете уже сейчас выбирать, где поставить стол для будущего сотрудника.

13.02.2018

Источник: http://jobhelp.center/news/?id=261

Как эффективно организовать рабочее пространство

Большую часть дня мы проводим за работой, будь то офис или домашний кабинет. При этом мы часто жертвуем собственным комфортом и редко думаем о том, как на нас влияет пространство вокруг.

Если вам кажется, что вы ничего не успеваете и погрязли под кучей обязанностей, возможно, дело в неразобранной стопке бумаг на столе, где невозможно ничего найти.

Делимся советами, которые помогут эффективнее организовать рабочее место, чтобы трудиться продуктивнее.

Избавьтесь от лишнего

Прежде чем приниматься за реорганизацию рабочего места, нужно выкинуть всё ненужное. Даже если вы работаете продуктивнее за неубранным столом, избавиться от того, что не приносит никакой пользы, не помешает.

Это касается всего: и рабочих бумаг, и канцелярских принадлежностей, и любых других вещей — старайтесь обходиться необходимым минимумом.

Хладнокровно выкиньте то, что не помогает вам в работе: пара памятных вещиц и любимая фотография в рамке не помешают, а вот если их сильно больше, они могут отнимать серьёзную часть рабочей поверхности.

Совет

Проводите генеральную уборку раз в несколько месяцев и следите за чистотой регулярно.

Выберите наиболее удобный для себя график (например, 15 минут в конце каждого рабочего дня или час в пятницу) и придерживайтесь его — так поддерживать порядок будет легче, а документы и бумаги не будут скапливаться на столе.

А чтобы избавляться от ненужного было проще, всегда держите рядом со столом мусорное ведро. Кроме того, в конце рабочего дня полезно протирать стол антибактериальной салфеткой.

Разберитесь с бумагами и документами

Будем честны: бумаги — основной источник мусора на рабочем столе. И, хотя с ними мы работаем всё реже, компаний, полностью перешедших на электронный документооборот, не так много, как могло бы быть.

Для того, чтобы разобраться с потоком было проще, на столе можно завести два лотка или две папки — в зависимости от количества документов, с которыми вам приходится иметь дело. В первый нужно складывать всё новое: заявления на подпись, неоткрытые письма и тому подобное.

Во второй нужно отправлять бумаги, которые вы посмотрели и которыми нужно заняться позднее, — так ничто не останется без внимания.

Для бумаг, с которыми вам не нужно разбираться прямо сейчас, но которые вы всё равно обязаны иметь при себе, лучше завести определённую систему хранения.

Это не обязательно должны быть привычные папки: если на столе у вас не очень много места, можно попробовать подвесить специальные лотки (например, для хранения газет) на стену.

Небольшие заметки, записки и напоминания вместо скучной пробковой доски можно вешать на специальную сетку. Особенно важные документы можно сканировать и хранить копию на компьютере.

Продумайте систему ярлыков и помет — возможно, вам будет достаточно просто подписать папки, а может быть, пригодится помечать их цветом, чтобы быстрее находить то, что нужно.

Складывая бумаги, спрашивайте себя, действительно ли они вам нужны и будете ли вы обращаться к ним в будущем, — большей частью того, что мы храним «на всякий случай», мы впоследствии так и не пользуемся.

Обратите внимание

Старайтесь не заводить папку «Другое» или «Разное» — скорее всего, со временем вы забудете, что именно там лежит.

Попробуйте внедрить принцип «Бумага — действие». Не позволяйте документам и заметкам просто лежать на столе, рассматривайте их как действие, которое вам нужно выполнить: например, визитка, на которой написан номер телефона, — это повод внести в смартфон новый контакт или сделать в ежедневнике пометку, что вы должны кому-то позвонить.

Используйте коробки и другие инструменты для хранения

После того как разберётесь с бумагами, обратите внимание и на другие предметы на вашем рабочем столе.

С какой бы любовью вы ни выбирали канцелярские принадлежности, лучше не хранить их всё время на столе, а доставать по мере необходимости — так пространства будет больше, а пыли меньше.

Для мелочи можно, например, использовать подставки для яиц. В отдельную коробочку или контейнер стоит сложить то, чем вы пользуетесь не очень часто: например, штрих, калькулятор или скотч.

Коробки, папки и контейнеры для хранения стоят недорого (их можно найти в той же IKEA), зато помогут намного эффективнее использовать рабочее пространство — как в офисе, так и дома. Выбирайте прочные, которые прослужат долго — и не забывайте продумать систему ярлыков и помет, как и в случае с бумагами.

Держите провода в порядке

Для того чтобы рабочий стол выглядел чище, стоит спрятать провода и удлинители: можно купить специальный контейнер, а можно попробовать сделать его самостоятельно — из обувной коробки. Если места не так много и прятать провода негде, стоит хотя бы аккуратно перевязать их, чтобы они не мешались и не путались.

Рассортируйте файлы на компьютере

Ещё один важный момент в организации рабочего пространства — сортировка файлов на компьютере. Если вы до сих пор этого не сделали, выделите час-два на то, чтобы по-новому организовать документы: браться за это страшно, зато потом вы скажете себе спасибо.

Так же как и в случае с обычными бумагами, здесь здорово помогают систематизация и ярлыки, которые удобны именно вам. Если вам часто приходится работать с разными версиями одного и того же документа, полезно продумать систему названий, которая будет понятна всем сотрудникам, работающим над задачей.

Важно

Кроме того, в название каждой новой версии можно добавлять дату и, при необходимости, время — так будет легко понять, когда были внесены последние изменения, и сравнить версии.

Читайте также:  Что следует знать об отравлении алкоголем

Папки, которые не нужны вам прямо сейчас, зато пригодятся в будущем, можно архивировать — так ориентироваться будет проще. А копию наиболее ценных документов стоит хранить в облачном сервисе — на всякий случай. 

Организуйте дополнительное пространство для хранения

Этот совет нужен в первую очередь тем, кто работает из дома, причём не только с документами, но и с более объёмными материалами: если в офисе оставить бумаги на столе на выходные не так страшно, то дома хочется, чтобы пространство было максимально чистым. Далеко не у всех есть отдельный кабинет или большая рабочая зона, но и в этом случае есть выход. Можно добавить навесные полки над столом или организовать дополнительное пространство для хранения под ним.

Разделите рабочее место на зоны

Это полезный приём, который поможет вам эффективнее справляться с разноплановыми задачами: отведите себе место для работы за компьютером и отдельную зону для задач, которые могут быть решены без него, — с распечатанными документами или, например, мозговым штурмом с блокнотом в руке. Даже если у вас небольшой стол, зонировать пространство всё равно можно: достаточно, например, отодвинуться на другой край или посидеть на общем диване.

Если вы работаете из дома, очень важно выделить отдельное пространство для работы (даже если это будет часть кухонного стола или небольшой складной стол).

Это нужно в первую очередь для того, чтобы разделять рабочую и личную жизнь (работая из дома, может быть сложно переключиться из одного режима в другой), но может пригодиться и с более практической точки зрения.

Например, полезно иметь отдельный рабочий компьютер, к которому не будут подходить дети и который не сломается в самый неподходящий момент.

Держите нужные вещи под рукой

Думаем, вы и так применяете этот принцип, но проговорить его ещё раз будет нелишним. Обустраивая домашний кабинет, организуя пространство и определяя, где будет лежать та или иная вещь, отталкивайтесь в первую очередь от того, как строится рабочий процесс.

Самые нужные вещи должны быть всегда под рукой, в остальном руководствуйтесь тем, как вы используете предметы, — например, храните бумагу рядом с принтером, а стикеры — рядом с зоной, где вы обычно работаете с документами или читаете необходимые по работе книги.

Позаботьтесь о вещах, которые помогут чувствовать себя лучше

Продумывая рабочее пространство, не забывайте о комфорте — в том числе и в мелочах.

Очень важно выбрать удобный стул, чтобы не было болей в спине и шее, позаботиться о достаточном освещении (если в офисе темно, купите настольную лампу) и о других вещах, которые могут сделать офисные будни лучше, — например, о подушке под запястье, которая помогает предупредить появление туннельного синдрома, или подставке для ног, которая облегчает нагрузку на спину и шею.

Не ешьте за рабочим столом

Хоть этот совет относится не к организации пространства, а к организации рабочего процесса, и кажется очевидным, им всё равно часто пренебрегают — а зря.

Обедая за рабочим столом, можно незаметно для себя съесть больше (когда мы заняты делом, мы не обращаем внимания на то, сколько едим, даже если уже не голодны, и часто выбираем не самые полезные снеки).

К тому же перерыв на обед (пусть и небольшой) поможет отвлечься от дел и вернуться к ним с новыми силами.

Если же перекуса за рабочим столом никак не избежать, выбирайте еду, которая не крошится, не проливается и не пачкается (вытряхивать крошки из клавиатуры или пролить суп на рабочий ноутбук — невесёлая перспектива), постарайтесь быть аккуратнее и не мешать другим (сильный запах еды может быть неприятен коллегам), убирайте за собой и обязательно протирайте стол после обеда.

Фотографии: CB2, Blu Dot, ИКЕА, MoMA Design Store

Источник: https://www.wonderzine.com/wonderzine/life/life/221673-workspace

Как правильно организовать офисное пространство

Каким должен быть современный офис? На волне коворкингов и тому подобных пространств сложно определить, что лучше всего скажется на работоспособности и эффективности сотрудников. Понятное дело, если компания небольшая, и в ней царит неформальная атмосфера, то офис может быть оформлен как угодно, хоть в виде бара.

Однако если речь идет о крупной компании, насчитывающей в своей структуре несколько отделов, состоящих из десятков не похожих друг на друга людей, то возникает необходимость создать эргономичное рабочее пространство, отвечающее ожиданиям каждого сотрудника. В этой статье мы расскажем, как это сделать.

Самым оптимальным является разделение отделов по разным помещениям. Если в одном помещении располагается отдел продаж, в котором постоянно стоит шум и идут активные переговоры, вместе с отделом программистов, то это отрицательно повлияет на производительность последних.

Менеджеры и люди технических специальностей должны сидеть в разных кабинетах.

Но как организовать офисное пространство? Многие корпорации предпочитают офисы open space, так как они позволяют сотрудникам эффективно взаимодействовать друг с другом и, что немаловажно, обходятся компаниям намного дешевле ширм, не говоря уже об отдельных кабинетах.

Однако они обладают рядом недостатков: снижают уровень сосредоточенности, так как вокруг постоянно посторонние звуки и движения, отвлекающие от работы, повышают стресс из-за отсутствия личной зоны комфорта.

Совет

В период сезонных эпидемий в офисах формата open space процент заболевших, как правило, выше, чем в офисах с традиционной кабинетной планировкой.

Другой тип организации помещения – модульный офис. Обычно это большое помещение, разделенное на модули, между которыми есть общие коридоры. Модули объединяются в группы по специализации.

В каждом модуле есть несколько мини-кабинетов с тремя стенками высотой около полутора метров. Такое разделение имеет больше плюсов, так как появляется личное пространство, снижается отвлеченность сотрудников из-за звуков и постоянного движения в поле зрения, что повышает производительность.

В век цифровых технологий, когда личные переговоры уже не требуются и для общения есть текстовые, аудио- и видеочаты, офисы open space уступают модульным по всем параметрам, кроме стоимости.

И даже этот плюс незначительный, так как стоимость оборудования модульного офиса, где стены изготовлены из OSB или гипсокартона, на несколько тысяч больше, чем в open space. Кстати, в отдельных случаях модульный офис даже дешевле. Так, например, аренда одного большого помещения вполне может обойтись дешевле, чем нескольких небольших.

А так как модульные офисы – это по сути отдельные кабинеты, то можно разместить десятки людей с разной специализацией в одном большом помещении так, чтобы отделы не мешали друг другу.

Нужны ли помещения для отдыха?

Однозначно. Мы не говорим о том, что необходимо организовать кафе для сотрудников, бильярдную или еще что-то подобное, но есть список помещений, которые обязательно должны быть в офисе, где насчитывается хотя бы пятьдесят человек.

Первое, что потребуется, – это кухня. Если нужно сэкономить, то можно объединить кухню с зоной отдыха.

Обратите внимание

Это положительно скажется на работоспособности, так как сотрудники смогут в непринужденной обстановке, отвлекаясь от офисной суеты, перекусить и пообщаться, отдохнуть и набраться сил.

И конечно же, не стоит размещать кухню и комнату отдыха в офисе, отгораживая их одной стеной из OSB или гипсокартона по примеру многих американских компаний. Запахи с кухни и неформальное общение будут отвлекать других сотрудников, снижая их работоспособность.

Как оформить офис?

Лучше всего для офиса подходят зеленый, голубой и желтый цвета. Они успокаивают, настраивают на положительные мысли.

Красный цвет – более агрессивный, стимулирует к выполнению задач и подходит для отделов продаж и подобных им. Однако он визуально уменьшает пространство.

А вот черный и белый цвета лучше не использовать, так как они вызывают угнетающее и апатичное настроение, снижают работоспособность.

Психологи рекомендуют оформлять офисы картинами, например изображениями природы или достопримечательностей.

Компьютеры и оргтехника

Зачастую техника приобретается в офис по принципу «Увидел у партнера/конкурента» или «Мне посоветовали». Подбором техники должен заниматься специалист, который поможет сделать правильный выбор.

Так, для отделов с нетребовательными к компьютерному железу задачами вроде рядовых менеджеров можно установить бюджетные машины на встроенном видеоядре, например моноблоки младшего модельного ряда. А вот экономия на машинах для отдела программистов – неблагодарное занятие.

Тут уже нужно действовать из принципа «Мощнее железо – эффективнее работа».

Важно

На чем точно не нужно экономить – это на мониторах. Большая часть работы офисных сотрудников связана с компьютерами, и почти все время работники смотрят в монитор.

Если это низкокачественные TFT-мониторы из прошлого десятилетия, то от длительной работы у человека могут быть последствия в виде ухудшения зрения, появления слабости и снижения уровня работоспособности.

Конечно, не нужно впадать в крайности и покупать 27-дюймовые мониторы от Apple. Для комфортной работы будет достаточно IPS-матрицы с диагональю от 21 дюйма.

Кабинет руководителя. Каким он должен быть?

Кабинет руководителя – это лицо компании. Вряд ли партнеры или инвесторы, пришедшие в кабинет с оформлением в стиле советских интерьеров, захотят сотрудничать или вкладывать деньги.

Первое, каким должен быть кабинет, – просторным. Даже если это небольшая компания, просторный кабинет руководителя вселяет в посетителя чувство уверенности в том, что дела в компании идут хорошо, и руководство не экономит деньги на комфорте. Плюс это несколько отдаляет от руководителя остальных сотрудников, что придает ему уместную здесь важность.

Второе – это визуальное оформление. Тут лучше не поскупиться и выбрать дорогие материалы. Нет, мы говорим не о мнимом богатстве, когда офис завален золотыми предметами декора и прочей безвкусицей, а о качественных материалах.

Как и в случае с офисом, в кабинете должны использоваться мягкие цвета, вызывающие расслабление и настраивающие на позитивные мысли: зеленый, голубой, желтый. Нередко могут использоваться коричневый и красный цвета, особенно если оформление выполнено под ценные породы дерева.

Встречаются офисы, где кабинет руководителя является модулем, в котором стены выполнены из прозрачного или полупрозрачного стекла. Это не только не эффектно, но и влияет на работоспособность сотрудников. Мало кому понравится, когда за твоими действиями зорко следит руководство.

Третье – это качественная мебель. Стол и стулья из Икеи – это хорошо для офиса, но не для кабинета владельца бизнеса. Массивная резная мебель или элегантные минималистичные столы – это то, что придется по душе даже искушенным инвесторам.

Качественную мебель ты можешь купить на сайте фабрики офисной мебели LAS. Итальянская фабрика LAS производит мебель с 1976 года, высоко ценится в Европе и России.

В ассортименте компании есть не только кабинеты руководителей, но и оперативная мебель для рядовых сотрудников, офисные кресла и столы, переговорные столы, а также мягкие диваны для приемных и зон ожидания.

Совет

Помимо этого, LAS выпускает бенч-системы и звукопоглощающие панели, повышающие комфорт и работоспособность сотрудников.

В отличие от готовой мебели, которую поставляют российские производители, LAS индивидуально подходит к каждому заказу. Сначала разрабатывается дизайн-проект, затем подготавливается коммерческое предложение.

После подписания договора начинается производство мебели на фабрике в Италии, откуда мебель доставляют в Россию, проверяют качество, привозят в офис и собирают. Такой подход исключает брак, недокомплект и другие проблемы, с которыми сталкиваются офисы, заказывая мебель от некоторых российских компаний.

Кстати, LAS поставляет мебель в такие компании, как Газпром, Яндекс, Теле2 и другие известные фирмы.

Заказать итальянскую мебель для руководителя →

Источник: https://BroDude.ru/kak-pravilno-organizovat-ofisnoe-prostranstvo/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector